昔ながらの事務作業、まだ手でやっていませんか。
学校ごとに違う書式。生徒の割り振り。アレルギー確認。民家への連絡。
人の手に頼っている事務作業を整理し、AIに任せられる部分だけを切り分けます。現場の流れを大きく変えず、日々の負担を減らします。
「確認する」「転記する」「作り直す」を減らす。
ひとつひとつは小さな作業でも、学校・生徒・民家の数が増えるほど、確認と修正の回数は増えていきます。
学校ごとに違う名簿
届いたExcelや書式を読み直し、必要な情報を自分たちの形式へ転記している。
アレルギー情報の確認
見落としがないよう何度も名簿を確認し、民家側へ伝える情報を整理している。
生徒と民家の割り振り
性別、人数、アレルギー、希望条件などを照らし合わせながら人力で組み合わせている。
民家ごとの連絡文書
必要な情報を抜き出し、受け入れ民家ごとに文書を一件ずつ作成している。
時間のかかる部分だけ、
AIに任せる。
AIを入れること自体が目的ではありません。いまの業務を見ながら、「人が判断するところ」と「AIに任せるところ」を分けます。
最終確認は人が行います。そのうえで、転記・整理・候補作成・文書作成など、繰り返し作業を減らします。
民泊の業務に追われる時間を、本来やりたかったことに使える時間へ。
教育民泊の実務に合わせて、
必要なところから。
名簿の統一変換
学校ごとに違う書式を読み込み、必要項目を統一フォーマットへ整理。転記作業そのものを減らします。
生徒の割り振り支援
アレルギー、性別、人数、希望条件などをもとに、民家との組み合わせ候補を作ります。
アレルギー情報の整理
注意が必要な生徒を抽出し、確認しやすい形に整理。人による最終確認をしやすくします。
連絡文書の作成
民家ごとに必要な情報だけをまとめた連絡文書を生成。一件ずつ書き直す作業を減らします。
変更情報の再整理
人数や生徒情報の変更が出た際も、関連情報を整理し直し、確認箇所をわかりやすくします。
外国語対応への拡張
必要に応じて、問い合わせ内容の整理や翻訳、返信案作成など、インバウンド対応にも広げられます。
情報が増えても、
確認しやすく。
学校から届く情報を、現場で必要な形に整理してから使う。AIは判断を代わるのではなく、担当者が確認しやすい状態をつくります。
人の仕事をなくすのではなく、
負担を減らす。
これまで
名簿を開く → 必要項目を探す → 転記する → 条件を確認する → 割り振る → 文書を作る → もう一度確認する。
AI導入後
資料を読み込ませる → AIが整理・候補作成 → 担当者が確認・修正 → 確定。人は「確認と判断」に集中できます。
| 業務 | これまで | AI活用後 |
|---|---|---|
| 名簿整理 | 手作業で転記 | 統一形式へ整理 |
| 条件確認 | 何度も名簿を見直す | 要確認項目を抽出 |
| 割り振り | 条件を照合しながら人力 | 組み合わせ候補を提示 |
| 民家への連絡 | 一件ずつ文書作成 | 必要情報から文書案を生成 |
まず、いまの仕事を見せてください。
最初から大きな仕組みを入れるのではありません。実際の資料や手順を確認し、負担の大きいところから設計します。
業務をヒアリング
どの作業に時間がかかっているかを確認します。
資料・書式を確認
現在使っている名簿や連絡書式を見せていただきます。
AI化できる範囲を提案
どこを自動化し、どこを人が確認するか整理します。
実務に合わせて構築
現場で使える形に調整し、運用できる状態へ仕上げます。
AIだけでは、
現場は変わりません。
やまもと たかゆき
34年間の営業現場で延べ105万人以上と対話し、人が何に迷い、何を不安に感じ、どうすれば行動するのかを見続けてきました。
SNS運用、営業戦略、セールスライティングに加え、現在はAIを使った業務改善の仕組みを設計しています。
大切にしているのは、最新のAIを入れることではありません。現場で働く人の声を聞き、今ある仕事の流れを理解したうえで、「人が判断する仕事」と「AIに任せられる作業」を分けることです。
教育民泊の現場に合った、担当者が実際に使える仕組みを一緒につくります。
AIに詳しくなくても、
大丈夫です。
今使っている管理方法を全部変える必要がありますか？
いいえ。まず現在の流れを確認し、その中でAIに任せられる部分だけを切り出す考え方です。
Excelや学校ごとに違う書式にも対応できますか？
実際の書式を確認したうえで、必要項目をどのように読み取り、統一するかを設計します。
AIが勝手に生徒の割り振りを確定するのですか？
最終判断を人が行う設計にできます。AIは条件整理や候補提示を担当し、担当者が確認して確定します。
まず相談だけでもできますか？
はい。現在の資料や業務フローを確認できれば、どの作業を減らせそうか整理できます。